Базу знаний для AI удобно принимать как комплект связанных документов: реестр источников, записи ответов и контрольные вопросы. В таком комплекте можно проследить, откуда взялся факт, кто его подтвердил и что делать, когда условия изменятся.
Ниже — шаблон передачи материалов для одной темы компании. Он подходит до разработки помощника: позволяет обнаружить противоречия и решить, какие вопросы ещё должен уточнить сотрудник. Общие принципы подготовки каталога разобраны в материале о данных для AI-ассистента, а здесь соберём конкретные файлы для передачи.
Если нужна помощь с этой работой, в магазине есть подготовка базы знаний для AI-ассистента. Разработку и подключение самого помощника согласуют отдельно.
Начните с области и перечня источников
Сначала запишите одну тему и аудиторию. Например: «Условия обслуживания оборудования для действующих клиентов». Укажите, какие ответы разрешено давать из документов, а какие требуют обращения к сотруднику. Персональную скидку, подтверждение записи и состояние конкретного заказа нельзя выводить из общего описания услуги.
Создайте реестр. Одна строка описывает один исходный документ, а не каждый его абзац. Версия и дата помогают различать редакции; ответственный сотрудник подтверждает содержание. У файла без владельца и понятного статуса должен быть вопрос на проверку, а не автоматически присвоенная отметка «актуально».
| Поле реестра | Что записать | Зачем |
|---|---|---|
source_id | Устойчивый код, например SRC-01 | Ссылаться на тот же источник после переименования файла |
Название и место хранения | Имя документа и доступная заказчику ссылка | Найти оригинал для проверки |
Версия и дата действия | Редакция и период применимости | Различить действующие и архивные условия |
Владелец | Ответственный за подтверждение фактов | Разобрать спор и согласовать изменение |
Аудитория | Публично / сотрудникам / отдельной группе | Передать разработчику требование доступа |
Статус | Подтверждён / конфликт / нет данных / архив | Видеть, что можно использовать |
Этот набор полей — предлагаемый шаблон DDRW. Сам по себе столбец «аудитория» не обеспечивает разграничение доступа. При разработке помощника права нужно будет реализовать и проверить в системе.
Разберите конфликт до написания ответа
Представим учебный пример. В действующем регламенте обслуживание выполняют по рабочим дням. В старой презентации написано «ежедневно». Это не основание выбрать более удобную формулировку или попросить модель усреднить два условия.
В реестре отметьте конфликт, выпишите два фрагмента и передайте их владельцу услуги. Пока он не подтвердил действующее правило, запись FAQ должна указывать на необходимость уточнения. Если документ обновили, сохраните решение: какая редакция выбрана, кем и с какой даты.
Отдельно проверьте доступность текста. Готовый текстовый файл и скан без распознанного текста требуют разной работы. Отметьте страницы, где смысл зависит от рисунка, отсутствующей таблицы или внешней ссылки. Переписывание недостающей инструкции, распознавание сканов и перевод стоит согласовать до подготовки комплекта.
Схема состава работы. Подготовленные файлы ещё не являются работающим AI-ассистентом.
Сделайте запись FAQ проверяемой
Запись должна содержать вопрос, согласованные факты ответа и ссылку на точное место источника. Вместо ссылки только на папку полезнее указать документ, редакцию и раздел. Это позволяет человеку восстановить основание ответа без поиска по всему архиву.
В подходе RAG приложение находит подходящий контент и использует его при формировании ответа. В описании Microsoft отдельно разобраны поиск и ссылки на источники. Подготовленный FAQ может стать частью исходных данных для такой системы; его наличие ещё не означает, что поиск, индекс и цитирование уже настроены.
Минимальную запись можно хранить так:
ID: FAQ-01
Вопрос: Когда можно получить обслуживание?
Факты ответа: По рабочим дням; конкретное время согласует сотрудник.
Источник: SRC-01, действующая редакция, раздел «Режим работы».
Ограничение: Не подтверждать конкретную запись.
Если данных недостаточно: Предложить связаться с сотрудником.
Проверил: Ответственный за условия обслуживания.
Это вымышленный пример формата, а не условия DDRW или реального клиента. Для своей компании замените все факты подтверждёнными сведениями. Не добавляйте обещание круглосуточной поддержки, срок или цену только потому, что иначе ответ выглядит коротким.
Документы также могут содержать команды вроде «игнорируй правила». Их следует рассматривать как данные источника, а не как разрешение менять поведение будущего помощника. OWASP описывает риск инструкций внутри полученных документов; подготовка базы не заменяет защиту и проверку приложения.
Отделите контрольные вопросы от готовых ответов
FAQ объясняет, какие факты доступны. Контрольный набор проверяет, удаётся ли найти нужное основание и заметить границу ответа. Сохраните эти файлы отдельно: так проверяющему проще увидеть вопрос, ожидаемый смысл и источник.
Для учебной темы обслуживания набор может включать:
| Контрольный вопрос | Что должно быть в результате | Основание |
|---|---|---|
«Вы работаете в воскресенье?» | Указать подтверждённый режим, не придумать исключение | SRC-01, раздел режима |
«Запишите меня на завтра в 10:00» | Сообщить, что подтверждение делает сотрудник | Граница сценария |
«А в старой презентации написано ежедневно?» | Зафиксировать расхождение и использовать подтверждённую редакцию либо уточнить | Решение по конфликту |
«Какая скидка будет именно мне?» | Не выводить индивидуальное условие из общего FAQ | Нет подтверждённого источника |
Это проверка подготовленных материалов. Испытания работающей модели, её ответов и действий проходят позже. Для них есть отдельный план приёмки AI-ассистента. Не стоит ставить отметку «AI проверен», если пока проверены только таблицы и документы.
Передайте комплект, который можно обновлять
Для небольшого проекта достаточно согласованной папки с Markdown и CSV. Приложите краткую инструкцию: где реестр, как связаны ID, кто подтверждает изменения и какие записи временно исключены. Перед передачей откройте файлы в том инструменте, которым будет пользоваться заказчик, и проверьте кодировку, столбцы и ссылки.
В акте или протоколе приёмки удобно зафиксировать:
- область, язык и фактически обработанный перечень источников;
- версию комплекта и дату передачи;
- доступность оригинала для каждой фактической записи;
- отдельный список конфликтов и пробелов с ответственными;
- наличие FAQ и контрольных вопросов в согласованных форматах;
- правило обновления: изменение источника требует пересмотра связанных записей.
Количество заполненных строк не показывает точность будущего помощника. Если источник содержит только десять полезных ответов, дополнение FAQ выдуманными фактами до круглого числа ухудшит комплект. Пробел нужно обозначить и передать владельцу темы.
Что входит в услугу DDRW
Пакет подготовки базы знаний рассчитан на одну тему и один язык исходных материалов: до 20 готовых текстовых документов общим объёмом до 15 000 слов. Объём ограничивается первым достигнутым пределом. Результат включает карту источников, упорядоченные Markdown/CSV, до 50 FAQ-записей и до 30 контрольных вопросов.
Разработка, размещение и подключение чат-бота, поиск по базе, распознавание сканов, перевод и написание отсутствующей документации в этот пакет не входят. Материалы не загружаются в сторонние AI-сервисы автоматически: способ передачи согласуют заранее. Заказчику нужен специалист, который вправе подтвердить факты и разрешённое использование документов.
Перед оформлением заказа выберите тему, подсчитайте документы и слова, проверьте читаемость файлов и назначьте ответственного. Открыть услугу в магазине — посмотреть актуальную цену, полный состав и порядок начала работы.
